Milý Johne,
na svém blogu jsi jednou napsal, že řeší-li něco někdo při podnikání, je nejlepší sehnat někoho, kdo byl v podobné situaci a pak mu maximálně naslouchat. Vím, že toho máš hodně a vážíme si tvého času, ale zkusíme se takhle k tobě probojovat, velmi bychom ocenili tvou radu (nebo radu někoho na blogu, pokud tento náš dotaz budeš publikovat, za což bychom taky byli rádi).
Jsme menší firma, letos jsme čtyři, příští rok nás už bude pět.
S rozrůstáním je spojeno to, že začínáme mít zmatek v e-mailech. Každý pracovník dostává desítky (někteří snad i stovky) e-mailů denně, ty si ještě všelijak mezi sebou přeposíláme atd. Důsledkem není tak úplně chaos, ale spíš velké bolení hlavy nás všech, protože musíme všechno držet v našich hlavách. Taky to přeposílání zpomaluje práci. Chtěli bychom používat nějaký CRM systém, který by umožnil dívat se na e-mail (konverzaci) jako na úkol, který by šel rychle přiřadit pracovníkovi, který se jím bude zabývat. V systému by pak mělo být vidět co ještě není hotovo, co už je hotovo a tak podobně.
První co řešíme je, jak vůbec nastavit ty pracovní procesy. Hodně o tom tady diskutujeme, říkáme si co by komu vyhovovovalo. Takže jsme udělali proof-of-concept screenshoty budoucí aplikace. Rádi bychom slyšel od někoho zkušenějšího, jestli je to správná cesta. Představujeme si to tak, že nějaký vedoucí pracovník bude rychlým sjížděním mailů a klikáním přiřazovat ty meily jednotlivým pracovníkům (takže jim to přijde do jejich schránky). Ti udělají co je třeba, odpoví atd. a pak označí maily (konverzace) jako udělané. Chceme aby zákazník psal a dostával odpovědi pouze z jedné emailové adresy a třídění komunikace probíhalo až u nás. Dává tohle smysl? Nebo by všichni pracovníci měli sedět jen na nějaké jedné schránce a tam se v tom “hrabat”? My se obáváme, že by to byl chaos.
Pak je tu i problém technického zpracování. Nám by se líbilo vzít nějaké hotové věci (Roundcube + pluginy, Kolab) a nechat to upravit dle našeho obrazu, hlavně kvůli ovládání. Zkoušeli jsme třeba CRM Streak, ale prostě pro naše pracovníky je to zdržující (kolikrát člověk musí kliknout a zmáčknout klávesu aby vytvořil box a přiřadil ho pracovníkovi? To je třeba 5-10 kliknutí a 5-10 zmáčknutí klávesy. A je to nepřehledné. To je pro nás neakceptovatelné. My chceme jeden pohyb myši a jeden klik, to je vše. Jinak by to zdržovalo). Nechceme taky zvýšit byrokracii, chápeme že ve velkých firmách o stovkách zaměstnanců je to třeba nutnost. Ale nám stačí něco rychlého a pružného pro max. 10 lidí.
Byli bychom tedy rádi, kdybys nám mohl krátce napsat co si o našem navrženém řešení myslíš. Nebo čtenáři na blogu. Klidně se nám i někdo může ozvat někdo s konkrétními návrhy na řešení nebo nabídnout že nám to udělá.
Moc ti děkujeme za to co pro kolegy podnikatele děláš na blogu,
zdraví
Lukáš